PNRR 2025

Date generale privind investiția propusă

Realizarea investiției este necesară în procesul de transformarea digitală a firmei S.C. ACACIA EXPERT S.R.L. în vederea creșterii competitivități sale, precum și pentru optimizarea gestionării portofoliului actual de clienți, prin integrarea lor ca utilizatori în cadrul soluțiilor informatice utilizate, sporind securitatea datelor stocate, dar și a mediului de schimb interactiv de date și informații între firmă și clienți săi.

În vederea identificării celor mai bune soluții cu privire la oportunitățile de transformare digitală, și pentru a îndeplini cel puțin 6 criterii DESI, s-a apelat la servicii de consiliere, furnizate de către o companie specializată din domeniul IT.

Pentru a optimiza și securiza colaborarea cu clienții săi, a fost identificată necesitatea achiziționării unui server și a unor stații de lucru care să permită actualizarea soluției software Saga în sistemul client-server, cu acces prin internet și setarea unei rețele virtuale (VPN). Astfel angajații S.C. ACACIA EXPERT S.R.L. pot lucra de oriunde, oferind asistență și accesibilitate clienților. De asemenea, clienților le este oferit acces aplicat datelor propriilor firme, facilitând astfel accesul la date și schimbul interactiv de informații/date între clienți și firmă, oferind o securitate maximă din punct de vedere al stocării datelor, dar și al GDPR.

Pentru funcționarea rețelei locale și a comunicării la distanță sunt achiziționate toate licențele software necesare: Microsoft Windows Server 2022, Microsoft Windows 10 Pro, Microsoft® M365 Business Standard, Licențe Saga server-client atât pentru server, cât și pentru stațiile mobile de lucru (pentru laptop-uri), coroborat cu soft-ul FGO ENTERPRISE. În prezent firma utilizează softul Saga C în varianta de lucru cu rețea locală simplă, cu 1 server și 2 stații locale fixe.

Totodată comunicarea este un element extrem de important in mediul de business. De modul în care comunici poate depinde păstrarea unor parteneriate și o relație bună cu clientii. Astfel că, se are în vedere implementarea unei soluții de webmail, pentru ca în comunicarea cu clienții noștri să folosim un email profesional, fiecare angajat va avea un user și o parolă, un email profesional individual.

În vederea promovării serviciilor oferite, cu scopul de a atrage noi clienți, firma își propune să își creeze un profil/cont/licență de utilizator de tip business deschis și utilizat pe o rețea socială și să recreeze site-ul web.

Conform Ghidului specific privind accesarea fondurilor europene aferente PNRR, pilonul III – Creșterea inteligentă, sustenabilă și favorabilă incluziunii, inclusiv coeziune economică, locuri de muncă, productivitate, competitivitate, cercetare, dezvoltare și inovare, precum și o piață internă funcțională, cu IMM-uri puternice, componenta 9, Investiția I3, măsura 1 -Schema de minimus și schema de ajutor de stat în contextul digitalizării IMM-urilor, „Beneficiarii vor prezenta la ultima Cerere de transfer un Raportul tehnic IT întocmit de un auditor independent/ entitate care are ca domeniu principal de activitate consultanță în tehnologia informației și care va certifica faptul că implementarea proiectului a condus la îndeplinirea criteriilor DESI asumate prin proiect.”, astfel că au fost solicitate oferte în acest sens.

Având în vedere principiile pilonului social european privind educația și formarea profesională continuă, cât și în vederea utilizării cât mai adecvate a rețelei și licențelor achiziționate, firma și-a propus ca angajații săi să participe la cursuri de instruire/de formare profesională.

Soluția tehnică propusă, care asigură atingerea a minim 6 indicatori DESI, este gândită spre a fi  un mod de lucru adaptat la nevoile actuale ale mediului de afaceri, când timpul de răspuns și de acces la informație este necesar a fi în timp real (aplicațiile/ procesele informatice ce prelucrează datele să le afișeze aproape instantaneu). 

Concret, accesul în timp real atât pentru angajații societății noastre, cât și pentru clienții societății noastre va fi asigurat prin posibilitatea de accesare a serverului aflat în locația noastră, în condiții de securitate, prin VPN, în regim 24 din 24 ore, în sistem client-server, pe baza de utilizator și parolă, cu acces prin internet, cu asigurarea a doua linii de internet fixe în locație.

Se are în vedere creșterea numărului de stații de lucru fixe, aflate la punctul nostru de lucru, având în vedere faptul că în prezent există 1 server local și doar 2 stații fixe de lucru, partajate între 4 angajați, la un număr de 4 stații fixe de lucru și 1 server.

De asemenea, achiziționarea de laptopuri va permite efectuarea de tele-muncă de  către fiecare dintre angajați, respectând astfel prevederile legale prin care se stabilesc condițiile de tele-muncă, în speță, că angajatorul este obligat să asigure dispozitivele necesare desfășurării activității în regim de tele-muncă (laptopuri, telefoane, imprimante etc., după caz). Achiziționarea de 5 laptopuri este necesară deoarece compania are 5 angajați, dintre care 1 persoană angajată se află, în prezent, în concediu de îngrijire copil până la vârsta de 2 ani, dar urmează să se întoarcă la muncă în luna octombrie a anului 2023 și își va îndeplini atribuțiile de serviciu în regim de tele-muncă.

Prin modificarea soluției existente în ceea ce privește utilizarea software-ului de contabilitate Saga, clienții vor putea accesa direct serverul nostru, așa cum am arătat anterior, și vor putea avea acces la soluția ERP inclusa în facilitățile sale, având la dispoziție o soluție dedicată managementului integrat al tuturor aspectelor unei companii, putând să își administreze vânzările, achizițiile, cât și partea financiar-contabilă, într-o singură platformă. Ineditul soluției propuse de noi constă în faptul că se optimizează la maxim colaborarea dintre companii și firma noastră de contabilitate către care le este externalizat serviciul de contabilitate și resurse umane, introducerea de date făcându-se în timp real de către ambele părți, astfel încât beneficiile cu economia de timp și resurse, precum și accesul la facilitățile ERP fiind îmbinarea muncii celor doua părți implicate. Comunicarea între părți prin intermediul acestui ERP înseamnă de fapt și automatizarea comunicării cu clientul, pe lângă economia de timp și resurse, soluția conduce la eliminarea erorilor de introducere a datelor.

Totodată ERP-ul folosit în acest mod îi asigură atât pe clienții noștri, cât și pe noi, că businessul este sub control, că ai acces la datele de care ai nevoie, atunci când ai nevoie, că acestea sunt actualizate la zi, că pot fi controlate mult mai simplu fluxurile monetare și perioadele de recuperare a banilor, că pot fi analizate datele înainte de  luarea deciziilor.

Tot în cadrul proiectului se va achiziționa pentru ACACIA EXPERT SRL aplicația cloud complementară cu Saga, numită FGO (în varianta ei cea mai complexă – FGO ENTERPRISE), care de la începutul creării ei a fost gândită și făcută în parteneriat cu Saga Software și care va asigura pentru compania noastră o tehnologie de gestionare a tuturor relațiilor și interacțiunilor cu clienții existenți și potențiali, fiind o aplicație complexă, un sistem de tip CRM. FGO are atât o componentă financiar-contabilă, cât și o componenta tip CRM care ne permite gestionarea unei baze de date a clienților, gestionarea și automatizarea vânzărilor de servicii (în cazul nostru emiterea automată de facturi și notificarea automată a clienților ), obținerea de analize și rapoarte, precum și programarea activităților cu termen de început și termen limită, pe fiecare utilizator, pe activități, crearea de categorii de activități pentru client, crearea de oferte, comenzi, generarea de contracte și încă multe alte facilități. FGO folosește și integrarea API – în speță pe noi ne interesează integrarea cu băncile pentru a prelua automat încasările, dar fără a ne limita la acest aspect.

Pentru viitor dezvoltatorii FGO își propun și dezvoltarea unor direcții noi prin integrarea unor algoritmi de inteligență artificială, care ne vor putea asista în administrarea și prognozarea afacerii.

Categorii de investitii

a)    cheltuieli cu servicii de consiliere/analiza pentru identificarea soluțiilor tehnice de care are nevoie IMM-ul, cu condiția ca soluțiile tehnice identificate și descrise în documentația tehnică realizată, să facă obiectul investițiilor din cadrul proiectului aferent cererii de finanțare;

b)    cheltuieli aferente achiziționării de hardware TIC,  de echipamente pentru automatizări și robotică integrate cu soluții digitale și a altor dispozitive și echipamente aferente, inclusiv pentru E-commerce, IoT (Internet of Things), tehnologii blockchain etc., precum și cheltuieli de instalare, configurare și punere in funcțiune;

c)    cheltuieli aferente realizării rețelei LAN/WiFi;

d)    cheltuieli aferente achiziționării și/sau dezvoltării și/sau adaptării aplicațiilor/licențelor software, cheltuieli pentru configurarea și implementarea bazelor de date, migrarea și integrarea diverselor structuri de date existente, pentru gestiune financiară, gestiunea furnizorilor, resurse umane, logistică, cheltuieli pentru implementarea RPA (Robotic Process Automation), ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Mangement), pentru sisteme IoT (Internet of Things) și AI (Artificial Intelligence), tehnologii blockchain, soluții E-Commerce etc. și  integrarea acestora in BTP (Business Technology Platform), acolo unde este cazul;

e)    cheltuieli aferente achiziționării unui website de prezentare a companiei;

f)    cheltuieli cu serviciile de auditare tehnică IT/ elaborare raport tehnic IT;

g)    cheltuieli cu instruirea personalului care va utiliza echipamentele TIC   (cheltuială obligatorie în procent de maxim 10% din valoarea finanțată).